Defnyddio Modelu Prosesau Busnes i wella gwasanaeth

Mae Proses Busnes yn digwydd bob dydd ym mhob sefydliad mewn cyfres o weithgareddau cysylltiedig y gellir eu hailadrodd a sbardunir gan ddigwyddiad â chanlyniad neu allbwn. Monitro Prosesau Busnes (BPM) yw'r dadansoddiad o'r prosesau hyn a'u hôl-effeithiau, gan roi cipolwg ar berfformiad a mesur a chyflawni newid.

Er y gall fod yn demtasiwn i fesur a monitro popeth, mae ffocws yn allweddol. Dylai metrigau fod yn unol â'r strategaeth fusnes gyffredinol. Bydd yr achos busnes hefyd yn cael ei ddylanwadu'n sylweddol gan werthoedd craidd. Er enghraifft, efallai y byddai'n well gan y manwerthwr Argos gymharu pris â chystadleuwyr, tra gallai John Lewis ganolbwyntio mwy ar fesur boddhad cwsmeriaid. Gallai meini prawf eraill gynnwys yr amser y mae'n ei gymryd i broses gwblhau; amseroedd ciwio; cyfaint neu ganran o werthiannau; yr amseroedd y caiff y Cytundeb Lefel Gwasanaeth (CLG) ei fodloni neu ei fethu; y gwallau neu'r diffygion a wnaed; neu gymarebau megis cyfraddau trosi neu lwyddiant.

Bydd yr ystyriaethau hyn yn eu tro yn dylanwadu ar y methodolegau i’w defnyddio (e.e. Six Sigma neu Lean), pa dechneg fodelu i’w defnyddio (e.e. BPMN) a pha offer i’w defnyddio – yn syml offeryn lluniadu (e.e. Visio), a CASE (Computer Assisted). Peirianneg Systemau) fel Pensaer Menter neu offeryn Modelu Proses sy'n efelychu'r prosesau (ee ARIS). Bydd ymagwedd gadarn iawn yn dogfennu popeth ond gall hyn fod yn drwm iawn.

Y consensws poblogaidd, o leiaf heddiw, yw y gall cymryd agwedd fwy "darbodus" a chanolbwyntio ar y pethau sy'n bwysig neu'n gyfaint uchel arwain at y canlyniadau gorau.

Unwaith y bydd yr achos busnes a'r metrigau wedi'u pennu, gellir dechrau cynllunio'r prosiect.

Dylid cytuno ar amserlen ynghyd ag adroddiadau rheolaidd ar gyfer pob cam a dylid mynd i’r afael â dadansoddiad cost a budd a chyfyngiadau eraill. Yna daw'n bosibl edrych ar y prosesau, sy'n cynnwys elfennau neu dasgau a rheolau neu weithdrefnau busnes, a gwerthuso eu heffeithlonrwydd. Beth yw cost y broses? Pa mor effeithiol, o ran ansawdd, ac effeithlon, o ran pobl ac adnoddau, ydyw? Pa mor aml mae'n cyfarfod neu CLG neu'n cyflawni tasgau ar amser? Pa mor hyblyg ydyw, yn enwedig wrth ymdrin ag eithriadau?

Ystyried a oes cyfle ar gyfer gwaith safoni neu'r cyfle i gynyddu awtomeiddio'r broses. Yn aml, darganfyddir y gall proses fod yn ddiangen. Gall materion a ddatgelir gynnwys: gormod o wallau neu ormod o wastraff; tagfeydd; eitemau coll neu eitemau sydd wedi'u hoedi; data gwael, anghywir, anghyflawn neu ddyblyg; anfodlonrwydd cwsmeriaid neu staff; gormod o amrywiaeth yn y dull gweithredu; rheolau busnes amhriodol; neu, diogelwch gwael.

Drwy fynd yn ôl at y targedau a'r metrigau a nodwyd yn wreiddiol, daw'n bosibl mynd i'r afael â'r problemau hyn drwy ailgynllunio neu amnewid. Gall gwelliannau gynnwys dileu biwrocratiaeth, cyflwyno gwiriadau a balansau i wella diogelwch neu olrhain eitemau coll, neu hyd yn oed eu symud os yw'r rhain yn arafu'r broses.

O ran rhoi newid ar waith, mae'n ddoeth sicrhau bod staff a rhanddeiliaid yn cymryd rhan oherwydd gallent fod yn wrthwynebus i newid. Gall cynllunio gweithredu a chyfathrebu, dogfennu'r broses newydd a'i phrofi, trwy dreial neu beilot, wneud y trawsnewid yn llyfnach ond maent hefyd yn dal metrigau newydd i helpu i ddilysu a chadarnhau gwelliant. Unwaith y bydd newidiadau wedi'u rhoi ar waith ac y gwelir eu bod yn gweithio'n effeithiol, fe'ch cynghorir i fonitro ac adolygu o bryd i'w gilydd.

Mae prosesau mesur a monitro i'w canmol ond maent yn sicrhau bod targedau a osodir yn rhesymol ac nad ydynt yn gwrthdaro â rhannau eraill o'r sefydliad nac ar draul y cwsmer. Yn y modd hwn, gall BPM gynnig gwobrau cyfoethog a'r cyfle i fodfeddi cyn y gystadleuaeth.